Experts-comptables : l'archivage au service du cabinet
Les archives papier dans votre cabinet comptable
De part votre métier, les cabinets d'expertise comptables sont des organisations qui manipulent, traitent, archivent une énorme quantité de documents papiers.
En 2024, ce problème est toujours d'actualité pour un grand nombre de cabinets.
Alors que faire ? Numériser, archiver, détruire les documents ?
Réponse dans cet article.
Quels avantages à externaliser vos archives et dossiers clients ?
Le gain de place est évidement la première chose qui nous vient en tête. Ce gain de place va se matérialise par :
- Le réaménagement des locaux.
- Accueil de nouveaux collaborateurs.
En outre, externaliser vos archives va aussi apporter un gain de temps considérable. Vous ne perdez plus des heures à chercher les documents dans les boites d'archives.
Pour note, un collaborateur passe plus de 7h par semaine à chercher un document. Cette notion vaut aussi dans le cas du transfert de vos archives dans un self stockage.
On notera que de façon globale, l'externalisation des archives vise à réduire les couts cachés et augmenter la rentabilité des entreprises.
Les solutions qui permettent de sortir les archives.
Pour en finir avec vos archives papiers, vous allez avoir 3 principaux axes de résonnement :
1. Numériser les documents.
Une fois numérisés, vous récupérez vos fichiers, classés et nommés suivant des paramètres que vous aurez défini avec le prestataire.
Le gros avantage est de ne plus avoir à parler d'archives, car pouvant être détruites par la suite.
Inconvénient : c'est un vrai budget à investir dans le processus.
2. Externaliser l'archivage.
Sortez définitivement les archives de votre cabinet. Déléguez leur gestion et concentrez vous sur votre activité.
L'avantage est le cout qui est très faible en rapport au m² de bureaux que vous pouvez exploiter avec une forte valeur ajoutée.
L'inconvénient est une latence entre votre demande d'informations et la réception des documents, jusqu'à J+2.
3. Détruire les archives.
A réaliser avec modération et suivant des respects de délais légaux de conservation. Toutes les explications dans cet article.
Comment se passe l'externalisation de vos archives ?
Externaliser ses archives est une opération qui peut faire peur au premiers abords. C'est pourtant une solution très simple à implémenter dans votre cabinet.
La phase 1 : versement en archives.
En début de prestation, BUROCLASS vient collecter les archives directement sur votre site.
Les documents sont sortis des armoires et autres zones de stockages. Les archives sont conditionnées dans des conteneurs d'archives adaptés, standardisés et solides.
Un inventaire des archives est effectué. Cet inventaire est primordial car il permettra de trouver très rapidement des documents lors de vos besoins de consultation.
La phase 2 : la conservation des archives.
Une fois les documents versés en archives, les conteneurs sont conservés sur notre site sécurisé et aux standards NF Z40-350.
Les archives sont anonymisés afin de conserver la notion de sécurité de vos documents et et identifiées, afin d'être réactif dans vos besoins.
La phase 3 : la gestion des archives.
Bien que sorties de votre cabinet, vos documents vivent. L'intégration de nouvelles archives, la destruction de documents devenus obsolètes, le besoin de consulter des documents sont des opérations très fréquemment sollicitées.
Ces opérations se font depuis une application dédiée, toujours dans le but d'être réactif face à vos besoins.
Pour résumer une prestation d'archivage physique :
Réduction des couts cachés.
Optimisation des temps de recherches.
Sécurisation des documents.
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