Contexte.
Une entreprise spécialisée dans un service aux particuliers propriétaires.
Les documents correspondent à des dossiers clients, des documents administratifs, comptables, ...
Stockage archives entreprises
Stockage d'archives d'entreprises
Vos archives prennent de la place.
Vous souhaitez libérer de l'espace pour recruter des commerciaux, consultants, collaborateurs ...
Voici notre solution de stockage sur-mesure pour les petites et moyennes entreprises..
Externalisez le stockage de vos archives d'entreprise
Arrêtez de perdre du temps
Chaque semaine, un collaborateur passe jusqu'à 7h à chercher une information.
Nous garantissons la transmission d"informations dans des délais records.
Sécurisez vos documents
Notre offre inclut l'identification, le tri et l'organisation des documents pour être certain de conserver toutes les informations vitales de l'entreprise.
Rentabilisez votre espace
Les salles d'archives coutent de l'espace et limitent la croissance de votre entreprise. Libérez de l'espace pour recruter des collaborateurs.
BUROCLASS collecte, stocke et sécurise vos archives d'entreprise
Collecte sécurisée de vos archives
Notre équipe prendre en charge les documents sur votre site. Les archives sont conditionnées en cartons standardisés puis transférés dans notre centre sécurisé d'archives.
Inventaire des archives
A réception dans notre centre, les archives sont inventoriées, pour permettre la transmission rapide de documents en cas de besoin.
Conservation d'archives sécurisée
Les documents sont stocker dans un centre aux normes NF Z 40-350, avec protections incendies, anti-intrusion, etc...
Portail de consultation
Vos archives sont sécurisées mais restent accessibles, à tout moment, par le biais de notre portail de gestion d'archives.
Etude de cas : stockage des documents d'une entreprise de services
Extraction des dossiers et transport.
Nos archivistes sont intervenus sur le site client pour sortir les dossier suspendus (voir ci-dessus), de leurs armoires.
Les dossiers extraits sont conditionnés dans les cartons d'archivage rigides et chargés dans le véhicule.
Les cartons sont transférés vers notre centre d'archives, en direct, et sans détours.
Versement et conservation des archives.
Les cartons et leurs dossiers sont identifiés et versés en stock.
Cet inventaire est crucial car il permet de retrouver des dossiers et documents lorsque le client a besoin de consulter une information, et de manière efficace et fluide.
Les documents sont conservés dans nos locaux sécurisés.
Consultations des documents.
L'entreprise a accès aux archives conservées par BUROCLASS, depuis notre espace numérique sécurisé. Cet inventaire interactif est livré et partagé avec les collaborateurs habilités pour faire des demandes de consultation.
Lors qu'un collaborateur souhaite consulter un document, nous recevons une notification. Dans la foulée, le document est extrait des archives et transmis en mains propres ou numérisé et déposé sur le serveur sécurisé.
Quelques chiffres clés
- Espace libéré : salle de 70 m²,
- Création de valeur : 3 collaborateurs commerciaux embauchés.
- Délais de réponse aux demandes : 4 heures maximum.
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Site en cours de construction.
BUROCLASS
25 Rue des Frères Lumière
63100 CLERMONT-FERRAND