Contexte.
Un cabinet de médecine du Sud-Ouest avait besoin de libérer de l'espace.
Les documents visés par l'opération sont des dossiers patients d'un médecin et ceux de son précédesseur dont il a l'obligation légale de conservation.
Archivage médecins et praticiens
Archivage des documents pour médecins, patriciens.
Vos cabinets ne sont pas des entrepôts.
Vos salles et zones de travail sont limités et l'espace est important garantir une clarté d'esprit et qualité de consultation.
Externalisez vos documents et concentrez-vous sur vos patients.
Externalisez le stockage de vos archives patients.
Arrêtez de perdre du temps
Ne perdez pas votre temps à aller fouiller dans un box de stockage ou un garage. Notre solution intègre le stockage et la gestion des archives.
Un cabinet sain et propre
Liberez vos armoires et zones emplies de boites d'archives pour avoir un cabinet sain et non surchargé.
Sécurisez vos patients
Si vous reprenez un cabinet ou conservez les dossiers patients de votre prédécesseur, nous garantissons la sécurité des archives et leur disponibilité très rapide.
BUROCLASS collecte, stocke et sécurise vos archives des médecins
Collecte sécurisée de vos archives
Notre équipe prendre en charge les documents sur votre site. Les archives sont conditionnées en cartons standardisés puis transférés dans notre centre sécurisé d'archives.
Inventaire des archives
A réception dans notre centre, les archives sont inventoriées, pour permettre la transmission rapide de documents en cas de besoin.
Conservation d'archives sécurisée
Les documents sont stocker dans un centre aux normes NF Z 40-350, avec protections incendies, anti-intrusion, etc...
Portail de consultation
Vos archives sont sécurisées mais restent accessibles, à tout moment, par le biais de notre portail de gestion d'archives.
Etude de cas : stockage des archives d'un cabinet de médecins
Collecte des dossiers patients.
BUROCLASS a dépêché une équipe d'archivistes, directement au cabinet du client.
Les archivistes ont récupérés et rangés les dossiers dans des conteneurs d'archives solides.
L'opération nécessitait rigueur et professionnalisme au cœur d'un établissement médical, pour limiter notre impact sur les patients en convalescence.
Une fois chargés dans notre véhicule, les cartons sont transférés dans notre centre d'archives sécurisé.
Versement et conservation des archives.
L'emplacement de chaque dossier patient, dans les cartons et dans le stock d'archives est réalisé afin de générer un inventaire d'archivage.
Par la suite, les cartons sont identifiés et versés en stock.
Pour rappel, cet inventaire est nécessaire pour retrouver des dossiers patients lorsqu'un praticien en a besoin, et ce, rapidement car le patient peut prendre un rendez-vous sous quelques heures.
Les cartons d'archives sont conservés dans nos locaux sécurisés.
Consultations des documents.
Le cabinet possède un inventaire des dossiers conservés par BUROCLASS. Cet inventaire interactif est livré et partagé depuis une plateforme sécurisée.
Lors qu'un praticien du cabinet souhaite consulter un document, nous recevons une notification. Suite à cela, le dossier est extrait des archives, numérisé et déposé sur le serveur sécurisé.
Quelques chiffres clés
- Espace gagné : 1 salle de consultation.
- Délais de réponse aux demandes : 4 heures maximum.
- Economies : 27% par rapport à un box de stockage, garage dans la région du client.
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Site en cours de construction.
BUROCLASS
25 Rue des Frères Lumière
63100 CLERMONT-FERRAND