Vos archives techniques sont la valeur de votre entreprise.
Leur utilisation et stockage en zone de production dégradent les documents.
Nous préservons, sécurisons vos documents techniques, en automatisant leur consultation à volonté.
Vos plans, dossiers techniques sont dans l'atelier ? Ils se salissent s'usent, voire se perdent.
Nous limitons ces risques majeurs pour votre production.
Sortir les armoires de plans et commodes d'archives vous permettent d'ajouter des postes de production.
Notre offre inclut lla numérisation sur demande, pour partage des fichiers et les intégrer dans vos logiciels CAO, DAO.
Notre équipe prendre en charge les plans dans votre atelier. Les archives sont conditionnées et standardisées puis transférées dans notre centre d'archives sécurisé.
A réception dans notre centre, les documents sont inventoriés, pour permettre la transmission rapide des fichiers lors de besoin.
Les documents sont stocker dans un centre aux normes NF Z 40-350, avec protections incendies, anti intrusion, etc...
Vos archives sont sécurisées et restent accessibles, à tout moment, par le biais de notre portail de gestion d'archives.
Contexte.
Une industrie française, dans le domaine de la machine spéciale avait besoin d'évacuer temporairement ces archives techniques, en vue d'une réhabilitation de batiments.
Ces archives correspondent à des plans, notes de calculs et données techniques au sens large.
Les documents doivent rester disponibles durant les travaux, notamment pour gérer les rétrofit et demandes d'assistance.
Une fois la réabilitation terminée, les documents devraient être relivrés sur site client.
Nos archivistes et logisticiens sont intervenus sur le site client pour préparer les documents :
- Conditionnement des documents A4, et A3, en conteneurs d'archives standardisés.
- Préparation et protection des armoires de plans, pour transport en l'état.
Les archives sont chargées dans notre véhicule et transférées vers notre centre de stockage.
Comme pour des documents administratifs classiques, les conteneurs d'archives sont inventoriés et versés en stock d'archives.
Les armoires de plans sont ouvertes et les pans inventoriés avec l'ensemble des documents présent dans chaque contenant.
L'ensemble des informations et données d'inventaire sont chargées dans l'application d'archivage et transmises au client.
Durant la durée de conservation, les documents sont protégés sur notre site sécurisé.
Comme évoqué en préambule, les ingénieurs et techniciens BE ont besoin de consulter des plans et documents techniques pour assurer la maintenance et le rétrofit des machines vendues. la liste des documents est accessible depuis l'application d'archivage.
A chaque demande des collaborateurs du client, nos archivistes numérisent et déposent les fichiers sur l'application d'archivage.
Ces demandes sont traitées en un temps record.
Conclusion projet.
Le client a terminé la réhabilitation de son usine et a souhaité conserver ses archives chez BUROCLASS. Les principaux facteurs sont :
Quelques chiffres clés.
- Temps de réponse aux demandes : moins de 4h (plus rapide que lorsque les documents étaient sur son site).
- Réduction des couts cachés : fin de temps de recherche + espace libéré pour nouveaux ingénieurs BE.
BUROCLASS
25 Rue des Frères Lumière
63100 CLERMONT-FERRAND
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