Contexte.
Un cabinet d'avocats lyonnais conservait ses archives dans un box souterrain, en plein cœur de Lyon.
Les documents correspondent à des dossiers d'affaires conclues, des documents administratifs, etc...
Archivage avocats & experts-comptables
Archivage des documents d'avocats & experts-comptables
Vos cabinets sont au cœur des villes. Les prix au m² sont élevés.
Externaliser la conservation de vos archives à un tiers archiveur pour réduire vos charges foncières.
Avocats et experts-comptables : rentabilisez vos archives
Divisez vos couts fonciers
Notre offre permet de réduire de plus de 50%, vos couts fonciers imposés par la conservation de vos archives.
Arrêtez de perdre du temps
Chaque semaine, un collaborateur passe jusqu'à 7h à chercher une information.
Nous garantissons la transmission d"informations dans des délais records.
Protégez vos archives
Les documents mal conservés peuvent s'abimer avec l'humidité, la poussière, différences de température.
BUROCLASS collecte, stocke et sécurise vos archives
Collecte sécurisée de vos archives
Notre équipe prendre en charge les documents sur votre site. Les archives sont conditionnées en cartons standardisés puis transférés dans notre centre sécurisé d'archives.
Inventaire des archives
A réception dans notre centre, les archives sont inventoriées, pour permettre la transmission rapide de documents en cas de besoin.
Conservation d'archives sécurisée
Les documents sont stocker dans un centre aux normes NF Z 40-350, avec protections incendies, anti-intrusion, etc...
Portail de consultation
Vos archives sont sécurisées mais restent accessibles, à tout moment, par le biais de notre portail de gestion d'archives.
Etude de cas : externalisation d'archives d'un cabinet d'avocats lyonnais
Collecte et transfert.
Notre équipe est intervenue directement dans le box du client et en toute autonomie.
Les archives étant déjà stockées dans des cartons/conteneurs d'archives, il y a eu peu de reconditionnement. Seuls les cartons endommagés par le temps sont transvasés dans des cartons BUROCLASS.
Les cartons ont été transférés et délivrés dans notre centre d'archives.
Versement et conservation des archives.
Les cartons et leurs contenus sont identifiés et versés en stock.
Pour rappel, cette étape permettra de retrouver des documents lors d'un besoin du client, et de manière efficace et fluide.
Les documents sont conservés dans nos locaux sécurisés.
Consultations des documents.
Le cabinet possède un inventaire des archives conservées par BUROCLASS. Cet inventaire interactif est livré et partagé depuis une plateforme sécurisée.
Lors qu'un collaborateur du cabinet souhaite consulter un document, nous recevons une notification. Dans la foulée, le document est extrait des archives et transmis en mains propres ou numérisé et déposé sur le serveur sécurisé.
Quelques chiffres clés
- Economies mensuelles : 56%.
- Timing de collecte après accord : 1 semaine.
- Délais de réponse aux demandes : 4 heures maximum.
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Site en cours de construction.
BUROCLASS
25 Rue des Frères Lumière
63100 CLERMONT-FERRAND