Prix au m² élevés.
Documents importants avec une valeur patrimoniale importante.
Sécurisez la gestion, le stockage et la transmission de ces archives et documents importants.
Les durées de conservation sont longues. Conserver les documents en bon état est vital afin d'assurer la notion d'acte authentique.
Les documents notariés nécessitent une sécurité accrue du fait du contenu à caractère confidentiel, RGPD, etc.
Le suivi de vos clients implique de reprendre des actes passés.
Un classement précis et ordonné permet la transmission des informations rapidement.
Notre équipe prendre en charge les documents depuis votre cabinet. Les archives sont conditionnées en cartons standardisés puis transférés dans notre centre sécurisé d'archives.
A l'arrivée dans nos locaux, les actes et documents sont inventoriées, pour permettre la extraction et le partage efficace de documents en cas d'acte.
Les documents sont stocker dans un centre aux normes NF Z 40-350, avec protections incendies, anti-intrusion, etc...
Vos archives sont sécurisées et restent accessibles, à tout moment, par le biais de notre portail de gestion d'archives.
Contexte.
Une étude notariale dans la région lyonnaise avait besoin de libérer de la place temporairement en raison de travaux d'aménagement, dans leurs locaux.
Les archives notariales devaient rester disponibles, en cas de besoin pour des suivis de clients
Nos archivistes ont collecter les dossiers, registres, actes sur le site du client.
L'hétérogénéité des supports impose une identification et un conditionnement en conteneurs/cartons d'archives spécifique.
Le type de documents, leur âge, leur format jouent dans le choix du regroupage en cartons BUROCLASS.
L'inventaire des archives permet la création d'un base de données , aussi appelé inventaire que les collaborateurs pourront consultés par le biais d'une plateforme sécurisée (voir ci-après).
Les cartons d'archives rigides ont été transférés sur le site de conservation.
Les cartons et leurs contenus sont identifiés et rangés dans nos rayonnages.
En premier lieu, les documents ne devaient être conservés que quelques semaines. Les emplacements de conservation ont été choisis pour sortir facilement les cartons, lors de la restitution.
Durant la période de travaux, l'étude notariale a nécessairement du consulter certaines archives. L'inventaire effectué lors du versement en archives a été mis à disposition sur notre plateforme sécurisée.
Lors qu'un collaborateur de l'étude souhaite consulter un document, nous recevons une notification. Un archiviste BUROCLASS extrait le document des archives et le transmets en mains propres ou numérisé sur le serveur sécurisé, suivant demande du client.
A noter, que les demandes de consultations d'archives, chez les notaires sont souvent liées à :
- Intégration d'éléments d'un dossier d'archives, dans un dossier actuel (vente immobilière par exemple).
- Transmission d'éléments vers un confrère.
Conservation des archives sur une longue durée
Notre prestation donnant satisfaction, les notaires associés ont souhaité nous confier leurs archives sur une plus longue durée.
L'organisation et le suivi BUROCLASS alliés à des couts de conservation raisonnés apportent une valeur ajoutée significative aux notaires associés et à l'étude. Ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier et le développement de l'étude.
Quelques chiffres clés
- Valeur ajoutée pour l'étude : 1 salle libérée et prête pour un(e) futur(e) clerc de notaire.
- Délais de réponse aux demandes : 4 heures maximum.
- Optimisation des charges foncières : - 29% sur 50m²
- Développement activité : recrutement de 1 collaborateur sans augmentation du foncier.
BUROCLASS
25 Rue des Frères Lumière
63100 CLERMONT-FERRAND
