Contexte.
Un hôtel Clermontois souhaitait effectuer des travaux de renovation et agrandissement de ses locaux.
Cette opération fu l'occasion d'évacuer les documents d'archives comptables et administratives.
Stockage documents hôtels restaurants
Stockage des documents pour les Hotels & Restaurants.
L'externalisation des documents a un impact direct sur la rentabilité des Hotels et Restaurants.
Libérez de l'espace, augmentez votre capacité d'accueil et votre chiffre d'affaires.
Externalisez le stockage de vos documents comptables.
Gagnez du temps
Notre service inclut le stocakge et la gestion des archives. Grace à votre espace client, vous pouvez consulter vos documents en temps réel.
Libérez vos services
Supprimez vos armoires et espace de stockage, agrandissez vos cuisinez, votre capacité de réception.
Sécurisez vos documents
Le stockage externe protéger vos archives des risques clients (eau, fumée, taches, etc...)
BUROCLASS collecte, stocke et sécurise vos archives
Collecte sécurisée de vos archives
Notre équipe prendre en charge les documents sur votre site. Les archives sont conditionnées en cartons standardisés puis transférés dans notre centre sécurisé d'archives.
Inventaire des archives
A réception dans notre centre, les archives sont inventoriées, pour permettre la transmission rapide de documents en cas de besoin.
Conservation d'archives sécurisée
Les documents sont stocker dans un centre aux normes NF Z 40-350, avec protections incendies, anti-intrusion, etc...
Portail de consultation
Vos archives sont sécurisées mais restent accessibles, à tout moment, par le biais de notre portail de gestion d'archives.
Etude de cas : stockage des archives pour un hôtel Clermontois
Collecte des dossiers patients.
BUROCLASS a dépêché une équipe d'archivistes, sur le site du client.
Les archivistes ont collecté les dossiers et classeurs pour les conditionner dans des conteneurs d'archives solides.
L'opération nécessitait professionnalisme dans les locaux du client, pour conserver la tranquillité des clients .
Une fois chargés dans notre véhicule, les cartons sont transférés dans un de nos centres d'archives sécurisés.
Versement et conservation des archives.
L'identification de la position de chaque dossier, dans les cartons et dans le stock d'archives est réalisé afin de générer un inventaire d'archivage.
Par la suite, les cartons sont identifiés et versés en stock.
Pour rappel, cet inventaire est nécessaire pour retrouver des dossiers et classeurs en cas de besoin, et ce, rapidement.
Les cartons d'archives sont conservés dans nos locaux sécurisés.
Consultations des documents.
Le hôtel possède un inventaire des dossiers conservés par BUROCLASS. Cet inventaire interactif est livré et partagé depuis une plateforme sécurisée.
Lors qu'un praticien du cabinet souhaite consulter un document, nous recevons une notification. Suite à cela, le dossier est extrait des archives, numérisé et déposé sur le serveur sécurisé.
Quelques chiffres clés
- Espace gagné : 15 m² au sol.
- Délais de réponse aux demandes : 4 heures maximum.
- Economies : 31% par rapport à un box de stockage sur Clermont-Ferrand.
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Site en cours de construction.
BUROCLASS
25 Rue des Frères Lumière
63100 CLERMONT-FERRAND