Stockage et archivage de documents

La durée légale de conservation de vos archives va dépendre de leur type.

Comptabilité, immobilier, acte notarial, paies, les durées sont variables.

Afin d'avoir un panorama complet, nous vous renvoyons à cet article détaillé : 

Durée légale de conservation d'archives par LNSE

Une prestation d'archivage inclut un inventaire initial, au moment de la collecte de vos documents.

Cet inventaire permet d'identifier les unités d'archvies (boites, classeurs, dossiers, ...) et leur emplacement dans notre centre d'archives.

Vous recevez une copie intéractive de l'inventaire, qui vous permet de sélectionner les documents dont vous avez besoin.

Cette demane est transmise et traitée en direct par nos archivistes.

Lors de consultations d'archives, les documents peuvent être transmis de 2 façons :

- En mains propres sur votre site.

- Numérisés et déposés sur notre plateforme de consultation sécurisée.

La distance entre votre entreprise et notre centre d'archvies n'est pas un problème.

En effet, notre temps de réaction en cas de besoin reste le même quelque soit votre localisation.

Notre centre d'archives est sécurisé et assuré suivant la norme NF Z 40-350 qui assure est très fort niveau de protection.

Le sujet de la distance est plus souvent émotionnel que pragmatique.

Avec un box de stockage, vous devez tout gérez vous-même. La seule valeur ajoutée est le gain de place.

Vous déléguez à BUROCLASS, la gestion globale de vos archives à des professionnels.

Plus de perte de temps à gérer les demandes de consultation, aller chercher les archives, les ranger correctement.

Cela fait écho à la question précedente, car nous assurons la sécurité et l'utilité de vos archives où que vous soyez.

Un autre point important est le prix. Un box de stockage est en moyennne 2 à 3x plus cher que BUROCLASS, et n'est pas une solution globale clé en mains.

Par le biais de votre inventaire et de la plateforme sécurisée, sur le même principe qu'une demande de consultation, vous pouvez sortir l'intégralité de vos archives.

Nos contrats sont sans engagements, contrairement aux gros tiers archiveurs. Vous êtes libres et partir ou rester car nous proposons une bonne solution, par parce que vous êtes emprisonnés dans un contrat.

Aboslument. Le stockage de vos archives reste vivant et vous avez toute liberté d'ajouter des archives supplémentaires.

Habituellement, nos clients prévoient en janvier/février N+1 de verser les archives de l'année N.

Nous prenons un rendez-vous de collecte et nous chargeons de verser les documents en archives, sur le principe évoqué sur le site.

Une fois la durée légale de conservation purgée, nous proposons 99% du temps la destruction des documents.

La destruction correspond à un broyage très fin avec un haut niveau de sécurité. L'opération est réalisée dans notre centre, par nos archivistes.

Un certificat de destruction attestant le bon déroulement de l'opération vous est ensuite remis.

Notre culture d'entreprise est fondée autour de la sécurité et du secret des documents aussi nous assurons que :

- L'ensemble des collaborateurs sont soumis à confidentialité dans leur contrat.

- Les documents sont anonymisés physiquement pour ne pas avoir d'identification par personne tierce.

- Les batiments sont aux normes de sécurité élevées.

- Nos serveurs sont internalisés et sécurisés.

- Aucune donnée sensible n'est conservée après transmission ou sortie d'archives.