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Les avantages de l'externalisation des archives papier.

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Les avantages de l'externalisation des archives papier pour votre entreprise

Dans le monde des affaires, l'externalisation est devenue une stratégie de plus en plus courante pour de nombreuses entreprises à travers le monde. Cependant, lorsqu'il s'agit d'externaliser des archives papier, cette pratique est encore loin d'être généralisée en France. En effet, seulement 35 % des établissements ont recours à cette solution, comparé à 60 % dans les pays anglo-saxons. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles de plus en plus d'entreprises devraient envisager d'externaliser leurs archives papier.

avantages France archivage externalisé

Libérer de l'espace précieux

Gestion de l'espace de stockage.


L'un des avantages majeurs de l'externalisation des archives papier est la libération d'espace. Les salles d'archives internes peuvent rapidement devenir encombrées, prenant ainsi de la place qui pourrait être utilisée à des fins plus productives. Par exemple, cet espace pourrait être transformé en bureaux supplémentaires ou en salles de réunion, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle de l'entreprise.


Opportunité lors d'un déménagement.


Lors d'un déménagement vers un nouveau siège, la place allouée aux salles d'archives est souvent réduite. Ce processus offre l'opportunité idéale pour définir une stratégie d'externalisation des archives, notamment en identifiant les documents moins consultés à externaliser.

Réalisez des économies significatives

Coûts de conservation réduits


Une autre raison essentielle de l'externalisation des archives papier est la réduction significative des coûts de conservation. En moyenne, la conservation d'un mètre linéaire d'archives externalisées coûte environ quatre fois moins cher chez un tiers archiveur que lorsque cette tâche est effectuée en interne. Cette économie peut contribuer à améliorer la rentabilité de l'entreprise.


Optimisation des volumes


Les prestataires de services d'externalisation des archives, tels qu'AGS Records Management, offrent également des conseils pour optimiser les volumes d'archives en éliminant les documents arrivés à leur échéance légale. Cela permet non seulement de réaliser des économies, mais également de maintenir une base de données d'archives plus pertinente et accessible.

Améliorez la sécurité des archives

Sécurité accrue


La sécurité des archives est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. En externalisant vos archives papier, vous bénéficiez généralement d'un niveau de sécurité bien supérieur à celui que vous pourriez obtenir en les conservant dans les sous-sols de vos locaux. AGS Records Management, par exemple, gère l'accès aux archives et assure une traçabilité rigoureuse des entrées et sorties pour consultation, garantissant ainsi leur intégrité.


Interfaces Web Clients et reportings


Les prestataires d'externalisation d'archives offrent souvent des interfaces Web Clients et des reportings, permettant aux entreprises de surveiller de près l'accès à leurs archives et de garantir un contrôle total sur leur sécurité et leur disponibilité.


Recentrez vos équipes sur leur cœur de métier

Gain de productivité


Dans un contexte économique tendu, l'optimisation des ressources est cruciale pour atteindre les objectifs budgétaires. Plutôt que de remplacer les départs de collaborateurs, l'externalisation d'activités non stratégiques, comme la gestion des archives, permet de soulager la charge de travail de vos équipes, leur permettant de se recentrer sur leur cœur de métier.

Bénéficier de l'expertise d'un professionnel

Conseils en stratégie documentaire


En externalisant vos archives, vous avez accès à l'expertise d'un professionnel en matière de gestion documentaire. Ils peuvent vous aider à définir une stratégie efficace pour rationaliser vos archives, améliorer la traçabilité des documents, et garantir un archivage de qualité.


Certifications et engagements de service


Les prestataires d'externalisation des archives, tels qu'AGS Records Management, sont souvent certifiés et offrent des engagements de service, vous assurant ainsi un niveau de qualité et de fiabilité élevé dans la gestion de vos archives.

Conclusion


En externalisant vos archives papier, vous pouvez non seulement libérer de l'espace, réaliser des économies significatives, améliorer la sécurité de vos documents, recentrer vos équipes sur leur métier principal, mais aussi bénéficier de l'expertise d'un professionnel. Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent cette pratique, il est temps pour vous d'envisager sérieusement l'externalisation de vos archives pour améliorer l'efficacité de votre entreprise et réduire vos coûts.

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