La gestion des archives durant le déménagement de mon entreprise.

Les trois solutions pour gérer vos archives.

Comment transférer des archives toujours plus volumineuses ?

Est-ce que nos nouveaux locaux sont suffisamment grands ?

Comment être sur que nous n'allons pas perdre d'informations ?

Il y a trois grandes réponses à ces questions ;

1. L'archivage physique externalisé des documents.
2. La numérisation des archives.
3. La destruction des archives.

Le déménagement de l'entreprise est une occasion propice à l'étude de l'externalisation des archives.

Entre les couts de manutentions et les futurs problèmes d'espaces, l'archivage externalisé est une opération visant à rapidement clôturer le sujet des documents, pour se concentrer sur le transfert de la production et du support.

BUROCLASS collecte l'ensemble des documents sur votre site et s'occupe de tout l'inventaire et classement des documents, qu'ils soient en classeurs, boites d'archives, dossiers suspendus, armoires, ou autre.

Les documents sont ensuite versés en archivage et conservés dans sur un site sain, propre et conforme à la norme NF 40-350.

L'inventaire réalisé en amont de l'intégration en archivage permet de rendre les documents disponibles lorsque l'entreprise le souhaite. L'archivage, n'est pas une notion contradictoire à la disponibilité des informations.

Pour aller plus loin, la solution d'externalisation des archives en amont d'un déménagement peut être vue comme une solution temporaire. En effet, il est tout à fait possible de convertir l'archivage en numérisation de documents, pour les entreprises qui auraient le plus besoin des documents.

A l'inverse, après plusieurs mois d'inactivité, toute ou partie des documents archivés pourront être détruits.

Il est intéressant de profiter du déménagement de votre organisation pour procéder à la numérisation des archives.

Les deux avantages principaux sont :

1. Suppression totale des archives papier et libération des locaux.
2. Intégration dans des applications de GED, CRM et autres qui permettent le partage et la consultation efficaces de vos documents.

Il conviendra de définir avec le prestataire des standards de nommage et de classement afin de retrouver vos fichiers numériques. A noter, aussi, le fait qu'il existe des normes et conventions pour certains types de documents.

Pour en savoir, nous vous orientons vers LNSE.FR, qui maitrise ce sujet depuis plus de 24 ans.

Oui, il est tout à fait possible de profiter du transfert de votre entreprise pour détruire des archives et documents papiers. Mais attention, il y a plusieurs règles à respecter :

- Assurez vous, du fait, que ces documents n'ont pas/plus d'utilité opérationnelle.

- Dans le cas de documents comptables, juridiques, administratifs, contrôlez que le durée légale de conservation des documents soit expirée.

Pour les documents qui rentrent dans ces deux cas de figure, vous pouvez détruire les documents, en les broyant ou en les brulant. Si cette opération est réalisée par un prestataire, il est important de demande un certificat de destruction qui attestera du bon déroulement de l'opération.